กว่าจะเป็นงานอีเว้นท์มีหน้าที่อะไรบ้าง?

 

ใครที่มี Passion อยากจัดงานอีเว้นท์ ต้องมาเรียนที่สาขาวิชาการผลิตอีเว้นท์ และการจัดการนิทรรศการและการประชุม คณะนิเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยกรุงเทพ งานแบบไหนที่สามารถเรียกว่า “อีเว้นท์” ได้บ้าง ซึ่งอีเว้นท์ คือการจัดงาน หรือการจัดกิจกรรมทั้งเล็กและใหญ่ เช่น งานปาร์ตี้ งานวันเกิด งานแต่งงาน รวมไปถึงงานคอนเสิร์ต นอกจากนี้ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไป เทคโนโลยีและสื่อออนไลน์เข้ามามีบทบาทมากขึ้น การจัดอีเว้นท์จึงไม่ใช่แค่งานที่ถูกจัดในทางเดียวเท่านั้น แต่ยังสามารถจัดในรูปแบบออนไลน์ได้อีกด้วย ไปส่องกันหน่อยว่ากว่าจะมาเป็นงานอีเว้นท์งานหนึ่ง เขาแบ่งหน้าที่หลักยังไงกันบ้าง

การทำงานในแต่ละหน้าที่จะถูกแบ่งตามความสามารถและความถนัดของแต่ละคน บางหน้าที่จะอยู่ในตำแหน่งเดียวกันหรือแยกกัน ก็แล้วแต่การตกลงภายในทีม ตำแหน่งที่ยกมาเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น ในบางองค์กรทั้งเล็กและใหญ่อาจจะแบ่งหน้าที่แตกต่างกันตามความเหมาะสม

 

 

 

 

 

ตำแหน่งนี้คือหน้าที่แรกสุดของการเริ่มงาน เพราะก่อนจะสร้างงานอีเว้นท์ได้ก็ต้องมีลูกค้าว่าจ้างก่อน หน้าที่นี้ก็เลยตกเป็นของตำแหน่ง “Account Executive” แต่ในวงการอีเว้นท์เขาจะเรียกกันสั้นๆ ว่า “AE” การทำงานของของ AE ก็ต้องพูดคุยรายละเอียดทุกอย่างและสิ่งที่ลูกค้าต้องการให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตั้งแต่รูปแบบงาน จัดที่ไหน งบประมาณเท่าไหร่ มีเงื่อนไขอะไรบ้าง เป็นหน้าที่ที่ต้องขีดเส้น.ใต้เลยว่า “สำคัญมาก” เพราะหลังจาก AE ได้คุยกับลูกค้ามาแล้ว ก็ต้องส่งรายละเอียดทั้งหมดไปให้ทีมต่างๆ ในการสร้างอีเว้นท์ออกมา ถ้าตกหล่นรายละเอียดอะไรไปแค่นิดเดียว บอกเลยว่างานงอกได้เลย

เมื่อหน้าที่นี้ใหญ่หลวงยิ่งนัก คนที่มาทำหน้าที่นี้ก็ต้องมีความละเอียดขั้นสุด จดยับทุกขั้นตอน รู้ความต้องการของลูกค้าทุกอย่าง ขายเก่งสุดๆ เพื่อให้ลูกค้าเลือกทำงานกับทีม และต้องชอบพุดคุยกับผู้คน เพราะเป็นงานที่ต้องพบเจอลูกค้าเป็นหลัก ถ้าใครไม่มาสายนี้ ตำแหน่งนี้อาจจะไม่ตอบโจทย์เท่าไหร่นะ

 

 

 

 

 

 

ผู้คุมงานด้านการวางแผน การดำเนินงาน และการจัดการงานทั้งหมด เพื่อให้ โปรเจกต์ที่รับมาสามารถผ่านไปได้ด้วยดี ตำแหน่งนี้ก็เทียบได้กับการเป็นหัวหน้าห้อง ที่ต้องคอยควบคุมผลงานให้เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า ซึ่งจะต้องไปพบลูกค้าพร้อมกันกับตำแหน่ง AE และต้องทำงานควบคู่กันไป ตำแหน่งนี้ต้อง กล้าคิด กล้าตัดสินใจ สามารถเป็นผู้นำได้ มีแผนสำรองในยามฉุกเฉิน ใครจะมาสายนี้ต้องฝึกความละเอียดรอบคอบกันด้วย เรียกว่าเป็นหัวหน้าสายวางแผนแต่ไม่ใช่สายปฏิบัติ คอยดูแล และควบคุมอยู่ห่างๆ นั่นเอง

 

 

 

 

 

 

หลังจากได้รายละเอียดจากลูกค้าแล้ว หน้าที่ “Coordinator” หรือ “คนดูแลประสานงาน” ก็ต้องเข้ามาสานต่อ มีการคุยรายละเอียดเพิ่มเติม หรือประสานในเรื่องต่างๆ ที่ต้องติดต่อลูกค้า เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานนั่นเอง

ใครมาสายชอบพูดชอบคุย ชอบงานที่ต้องพบเจอคนใหม่ๆ แต่ไม่จำเป็นต้องขาย ตำแหน่งนี้เป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจ แต่ก็ต้องละเอียดเหมือนกับ AE เลยนะ

 

 

 

 

 

 

การทำงานของอีเว้นท์เมื่อเราได้ลูกค้ามา ลูกค้าจะบอกความต้องการแบบคร่าวๆ หรือบอกคอนเซ็ปท์ที่ต้องการ หน้าที่ครีเอทีฟนี่แหละที่ต้องเอารายละเอียดจาก AE มาคิดออกแบบงานให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า เช่น นิทรรศการสีน้ำและความฝัน ครีเอทีฟต้องทำหน้าที่คิดสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นภายในงาน บรรยากาศที่ผู้ร่วมงานจะเข้ามาเจอ พร้อมทั้งเสนอไอเดียใหม่ๆ และต้องคิดภายใต้เงื่อนไขหรืองบประมาณที่กำหนด อยากจะคิดยิ่งใหญ่อลังการแต่งบไม่ถึงก็ทำไม่ได้นะ

ตำแหน่งนี้ต้องมีจินตนาการและเสพไอเดียใหม่ๆ อยู่ตลอด ติดตามข่าวสารและอัปเดทเทคโนโลยีเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในงานอีเว้นท์ให้แปลกใหม่และน่าสนใจมากขึ้น

 

 

 

 

 

 

มีฝ่ายคิดแต่ไม่มีฝ่ายเขียนก็คงจะไม่ได้ หลังจากทีมครีเอทีฟ คิดรายละเอียดภายในงานออกมาแล้ว ตำแหน่งนี้ต้องนำข้อมูลที่ได้มาคิดต่อในรูปแบบของสคริปต์ เช่น สคริปต์ MC สคริปต์โชว์ที่จะเกิดขึ้นบนเวที บทสุนทรพจน์ของคนสำคัญในงาน ซึ่งต้องเข้าใจรูปแบบภายในงานที่จะเกิดขึ้นเพื่อที่จะสามารถเขียนบทต่างๆ ออกมาได้ และต้องมีความสามารถในการเขียนและเรียบเรียงคำพูดได้ดี สื่อสารผ่านตัวหนังสือได้ชัดเจน ใครคนไหนชอบเขียนที่ดูไม่หนักเกินไป ไม่อยากรับบทเป็นนักเขียนที่ดูจริงจัง จะหันมาสายนี้ก็ได้นะ

 

 

 

 

 

 

หลังจากที่ครีเอทีฟ ได้ออกแบบไอเดียงานอีเว้นท์เรียบร้อยแล้ว จากไอเดียของฝ่ายครีเอทีฟ ก็จะไปต่อที่ฝ่ายที่จะสร้างฝันของครีเอทีฟให้เป็นจริงงาน นั่นก็คือฝ่ายออกแบบโครงสร้างงานอีเว้นท์ โดยทีมที่ทำงานตรงนี้ หากเป็นงานใหญ่ เช่น งานคอนเสิร์ต ที่มีโครงสร้างงานที่ใหญ่ จะมีตำแหน่งที่เรียกว่า Production Designer มีหน้าที่ควบคุมและดูแลการทำงานตรงส่วนนี้เอง ในเรื่องของงาน Production สำหรับผู้ที่ทำงานตรงส่วนนี้จะมีหน้าที่ตีความจาก concept ของงานให้ออกมาเป็นภาพแล้ววางคาเรกเตอร์ให้ฉากแต่ละฉากให้มีเอกลักษณ์ สร้างฉาก และโครงสร้างทั้งหมด รวมถึงการหาอุปกรณ์ประกอบฉากต่างๆ และสำหรับการถ่ายทอดไอเดียสู่ทีมงานคนอื่นๆ โดยอาจจะวาดด้วยมือ หรือใช้โปรแกรม 3D รวมถึงผลิตงานโครงสร้างดังกล่าวให้ออกมาเป็นรูปธรรม เสร็จทันตามกำหนดเวลา และเมื่อถึงวันงาน ทีมงานในส่วน Production ที่มาก่อนกลับทีหลัง จะมา “Set up” งานโครงสร้าง รวมถึงทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ โดยต้องติดตั้งอุปกรณ์ทั้งหมดให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด เพราะการทำงานจริงต้องมีการเสียค่าใช้จ่ายทั้งสถานที่และค่าแรงงาน และหลังจากจบงานต้องเคลียร์พื้นที่ให้สะอาดเหมือนก่อนใช้งานด้วย

 

 

 

 

 

 

มาถึงตำแหน่งที่เหมาะสำหรับคนไม่กลัวเวที เพราะงานนี้ต้องอยู่ใกล้เวทีและขึ้นลงอยู่บ่อยๆ หน้าที่หลักคือการทำงานที่เกี่ยวกับการขึ้นลงบนเวที การติดต่อประสานกับคนบนเวที ถ้าใครเคยไปงานอีเว้นท์ เช่น งานโชว์สินค้าที่มีพรีเซนเตอร์ จะเห็นว่า มีคนที่คอยเชิญศิลปินขึ้นเวที เดินไปส่งถึงกลางเวที โดยปกติงานอีเว้นท์จะไม่ให้ศิลปินหรือผู้ที่ต้องขึ้นเวทีมาซ้อมตำแหน่งการยืนและเดิน เพราะไม่มีความจำเป็นและต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น เป็นเหตุผลที่ต้องมีหน้าที่เสตจที่คอยชี้ตำแหน่งการยืน และคอยฟังคำสั่งโปรดิวเซอร์อยู่ตลอดเวลา

ตำแหน่งนี้ต้องมีสมาธิมากๆ เรียกว่าห้ามหลุดเลยล่ะ เพราะงานบนเวทีถือว่าเป็นภาพรวมที่สำคัญ และมีผู้ร่วมงานคอยมองดูตลอด มีหน้าที่ควบคุมภาพรวมบนเวทีให้ออกมาอย่างราบรื่น เข้าใจไทม์ไลน์ภายในงานได้และ มีการเตรียมตัวก่อนถึงงานจริงมาเป็นอย่างดี 

 

 

 

 

 

 

ชอบทำงานร่วมกับศิลปิน หรือคนในวงการบันเทิง แถมยังรู้จักคนดังเยอะแยะ ตำแหน่งนี้เหมาะมาก มีหน้าที่หลักในการจัดคิวศิลปิน ดูแลประสานงาน และการจัดหาศิลปินให้เหมาะกับงาน ถ้าศิลปินมีปัญหาอะไรก็ต้องคิดและสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว กล้าพูด กล้าคุย ไม่มีเขินอาย และที่สำคัญในการทำงานแบบมืออาชีพต้องแยกเรื่องงานและต้องเก็บอาการ จะอยากถ่ายรูป หรืออยากกรี๊ด สามารถทำได้หลังจบงานเท่านั้นนะ

 

 

 

 

 

 

Producer หรือพูดให้เห็นภาพมากขึ้นคือ “ตำแหน่งรองหัวหน้าฝ่ายกิจกรรม” หน้าที่หลักคือการควบคุมและดูแลภาพรวมของงานอีเว้นท์ในส่วนวันงานทั้งหมด คอยแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้น และต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็ว เพราะเมื่อเกิดปัญหาโปรดิวเซอร์ต้องคิดหาทางออกและแจ้งวิธีการแก้ไขให้กับทุกคน บางองค์กรเรียกตำแหน่งนี้ว่า “Show Director” และบางบริษัทก็ไม่ใช่ตำแหน่งเดียวกันด้วยนะ เพราะโชว์ไดเร็คเตอร์จะควบคุมการทำงานในส่วนอีกเว้นท์บนเวที ทำงานร่วมกับทีม Backstage, Lighting, Audio and Visual, เป็นหลัก และถ้าลูกค้าอยากให้เพิ่มเติมอะไรหน้างานเป็นพิเศษก็ต้องยืดหนุ่น สามารถปรับเปลี่ยนให้ได้ทันที บอกเลยว่าหน้าที่นี้มีเรื่องให้ตื่นเต้นอยู่ตลอดเวลา และเป็นหน้าที่ที่ท้าทายสุดๆ ไปเลย

คนที่ทำงานในตำแหน่งนี้ต้องมีความกล้า กล้าคิด กล้าทำ กล้าตัดสินใจ มีสมาธิอยู่ตลอดเวลา แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เก่งมาก มีแผนสำรองเผื่อฉุกเฉินอยู่เสมอ และต้องคอยควบคุมให้งานเป็นไปตามเวลาที่กำหนดอีกด้วย เพราะในสถานการณ์จริง จะมีค่าสถานที่ ค่าอุปกรณ์ หรือค่าตัวศิลปิน ถ้าควบคุมไม่ได้ค่าใช้จ่ายที่เกินมาก็ต้องตกมาที่ทีมงานเบื้องหลังนะ

 

 

 

 

 

 

มีสมาธิ สื่อสารได้ชัดเจน ก็สามารถเป็น “Stage MC” ได้นะ ตำแหน่งนี้จะคอยดูแลและประกบ MC หรือพิธีกรของงาน ไม่ว่าพิธีกรขาดหรือต้องการอะไรตำแหน่งนี้จะคอยซัพพอร์ตทุกอย่าง และคอยประสานงานระหว่างพิธีกรและโปรดิวเซอร์ ในบางองค์กรอาจจะรวบตำแหน่งนี้ให้เป็นตำแหน่งเดียวกันกับ Backstage

ใครที่จะสามารถทำตำแหน่งนี้ได้? ต้องมีสมาธิอยู่ตลอด มีการสื่อสารที่ชัดเจน กระชับ เพื่อให้พิธีการสามารถเข้าใจง่ายและรวดเร็ว ควรมีทักษะการดูแลภาพรวมของพิธีกรเช่น หน้า ผม การแต่งตัว เพื่อช่วยดูภาพรวมของพิธีกรด้วยนะ

 

 

 

 

 

 

งานกราฟิกก็เป็นอีกหนึ่งไฮไลท์ที่น่าตื่นตาตื่นใจ จนเกือบจะกลายเป็นพระเอกของอีเว้นท์ไปแล้ว หน้าที่หลักคือการออกแบบผลงานกราฟิกทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องอยู่บนหน้าจอเท่านั้น และต้องทำงานร่วมกับ ทีม Creative กราฟิกต้องออกมาในรูปแบบไหน ใช้สีโทนอะไร ต้องคุยกันให้ดี ไม่มีพลาด คนที่จะมาทำตำแหน่งนี้ได้ ต้องเชี่ยวชาญในการใช้โปรแกรมการออกแบบในคอมพิวเตอร์ มีไอเดียใหม่ๆ อยู่เสมอ และต้องไม่ใช้งานซ้ำเดิมนะ เพราะแต่ละงานจะมีเอกลักษณ์ที่แตกต่างกันไป ดังนั้นต้องคิดและครีเอทได้ตามต้องการ

 

 

 

 

 

 

ใครเป็นสาย Audio ชอบการฟังเพลง มีคลังเพลงเยอะ ชอบการฟังเพลง มีคลังเพลงเยอะ สามารถคิดและออกแบบได้ว่าเพลงแบบนี้เหมาะกับสถานการณ์แบบไหน มีหน้าที่คิดและดีไซน์เพลงคลอบรรยากาศ หรือหาซาวด์ต่างๆ ที่ใช้ภายในงานให้เหมาะกับรูปแบบของงาน ตำแหน่งนี้ต้องทำงานร่วมกับทีม Creative หลังจากที่ได้คิดคอนเซ็ปท์งานและรายละเอียดต่างๆ และเมื่อถึงวันงานมีหน้าที่ควมคุมคิวของเสียงทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเสียงดนตรี เสียงเพลง รวมทั้งเสียงไมค์ของพิธีกรหรือศิลปินในงานให้เหมาะสม

ใครมาสาย Visual ชอบทำสื่อบนหน้าจอ ต้องหันมามองตำแหน่งนี้เลย หน้าที่ของคนทำงาน Visual คือการออกแบบสื่อที่ใช้บนหน้าจอ แต่ที่สำคัญต้องตรงตามคอนเซ็ปท์ที่ถูกวาางไว้เช่นกัน ซึ่งหน้าที่ Audio และ Visual จะเป็นคนละตำแหน่ง เพราะต้องปล่อยคิวภาพและเสียงจากแผงควบคุมที่ต่างกัน เพื่อให้ผลงานออกมามีความสอดคล้องกับคิวต่างๆ ที่ Producer หรือ Show Director สั่ง

ใครสนใจในสองตำแหน่งนี้ นอกจากจะต้องมีความสามารถในการใช้โปรแกรมการออกแบบและอุปกรณ์ควบคุมแล้ว สองหน้าที่นี้เรียกว่าใครรักในความตื่นเต้นที่ยิ่งกว่านั่งรถไฟเหาะต้องมาลอง เพราะต้องมีสมาธิที่จดจ่ออยู่ตลอดเวลา ควบคุมสติได้ดีมากๆ และสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะความผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ 

 

 

 

 

 

 

เวลาเราไปดูคอนเสิร์ตหรืองานที่มีการใช้แสงไฟสวยๆ คนร่วมงานก็จะอินไปด้วย บรรยากาศก็ดูสนุกสนานมากขึ้น ตำแหน่ง “Lighting” คือคนที่ควบคุมการใช้แสงไฟบนเวทีทั้งหมด หน้าที่หลักคือการออกแบบและการใช้แสงสีให้เหมาะกับงานโดยเฉพาะงานคอนเสิร์ตหรืองานแสดงที่ต้องใช้การออกแบบแสงสีค่อนข้างมาก หลังจากวางแผนเสร็จแล้ว ก็ต้องสร้างแสงผ่านแผงควบคุมโดยเฉพาะ ต้องมีความชำนาญในการใช้มากๆ เพราะมีปุ่มกดเยอะแยะไปหมด แต่บอกเลยว่าถ้าได้ไปจับจะติดใจแน่นอน

คนที่ทำหน้าที่นี้ต้องเป็นคนที่ชอบเรื่องการออกแบบแสงสี ทั้งงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ชอบออกแบบและคิดค้นแสงรูปแบบใหม่ๆ และฝึกใช้อุปกรณ์อย่างเชี่ยวชาญจนชำนาญ
 

 

 

 

 

 

 

จัดงานสวยๆ อลังการทั้งที ไม่ว่าจะงานเล็กหรืองานใหญ่ ก็ต้องมีทีมโปรดักชั่นแทบทุกงาน เช่น ช่างภาพนิ่ง ช่างภาพวิดีโอ ในบางงานจะใช้ทีมถ่ายทอดสดผ่านหน้าจอ LED บนเวที เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเห็นบรรยากาศภายในงานไปด้วย หรือที่เรียกว่า “OB” เช่น งานประกาศรางวัล คอนเสิร์ต

ตำแหน่งนี้จะต้องมีความสามารถในการใช้อุปกรณ์ กล้องวิดีโอ กล้องถ่ายรูป และควรมีประสบการณ์ในการถ่ายภาพมากนาน ซึ่งช่างภาพแต่ละคนจะมีเอกลักษณ์ที่แตกต่างกัน ตรงนี้ก็ขึ้นอยู่กับประเภทของงานและความต้องการของลูกค้าที่จะเลือกช่างภาพมาให้เหมาะสมกับงาน

นี่คือส่วนหนึ่งของเบื้องหลังการทำอีเว้นท์ ยังมีตำแหน่งอีกมากมายที่น่าสนใจและรอให้ทุกคนมาปฏิบัติงานจริง ขายงานกันแบบจริงๆ พร้อมเรียนรู้กับผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพในสายงานนั้นๆ ที่สาขาวิชาการผลิตอีเว้นท์ และการจัดการนิทรรศการและการประชุม คณะนิเทศศาสตร์ มหาวิทยยาลัยกรุงเทพ หลักสูตรที่ตอบโจทย์ความต้องการของวงการอีเว้นท์ทั้งในและนอกประเทศ หลักสูตรนี้ถูกออกแบบร่วมกับสมาคมวิชาชีพด้านการผลิตอีเว้นท์และการจัดการไมซ์ ใครเป็นสายลุย ชอบคิดสร้างสรรค์ รักในการออกแบบ และชอบระบบการจัดการ สาขานี้ก็เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ดีและไม่ควรพลาดเลยนะ

 

 

  • แหล่งที่มา: คณะนิเทศศาสตร์
  • อัพเดทล่าสุด : 20 กุมภาพันธ์ 2564, 15:17:11 น.